Pasos para el buen diseño de una base de datos (Parte 1)

Una base de datos será tan efectiva, exacta y eficiente como la buena calidad de su diseño.
Una base de datos será tan efectiva, exacta y eficiente como la buena calidad de su diseño. Y un buen diseño sólo se consigue con experiencia y capacitación. Este artículo presenta siete pasos que cualquier persona -experimentada o novata- puede seguir para crear una base de datos.
Con el objeto de facilitar la capacitación de las personas con poca experiencia en bases de datos, Microsoft Access viene provisto de un asistente que se podrá utilizar para crear distintos tipos de bases de datos. El estudio de una base creada por el asistente –como la base de datos Contact Management utilizada en el curso de Microsoft Access 2002 (XP) en GCFLearnFree.org®– es un excelente comienzo para comprender los entretelones del buen diseño de una base de datos. Cree algunas bases de datos de ejemplo con el asistente y luego estudie su diseño: tablas, campos, relaciones, formularios, consultas e informes.
1. ¿Cuál es el objetivo de su base de datos?
El primer paso para el diseño de cualquier base de datos es determinar cómo y para qué se utilizará. ¿Cuál es el propósito de la base de datos? ¿Qué información debe tener? ¿Qué información desea generar?
La base de datos Contact Management analizada en Access 2002 (XP), se utiliza para mantener una libreta de direcciones con los nombres, direcciones y números telefónicos de sus contactos. La base de datos le permite agruparlos en diferentes categorías, por ejemplo, familiares o amigos. Otra función de la base de datos es poder ingresar notas en cualquier llamada telefónica realizada a cualquier contacto. Este tipo de historial de notas de las llamadas puede ser sumamente útil en una búsqueda laboral.
2. ¿Que tablas necesita?
Una base de datos relacional tiene una o más tablas que de cierta forma se vinculan entre sí. La selección de las tablas que se incluirán en su diseño es uno de los pasos más difíciles del proceso. Antes de crear tablas en Access XP, desarrolle un esquema, realice un bosquejo de sus ideas y revise su diseño sobre el papel. Hable con las personas que utilizarán la base de datos y comprenda sus necesidades. Conozca las preguntas que deberá contestar la base de datos.
Cada tabla en la base de datos debe tener información sobre un solo tema (por ejemplo, dirección del cliente). Esta información debe ser independiente de la información contenida en otras tablas (por ejemplo, pedidos de clientes). Los datos no se deben duplicar en otras tablas (por ejemplo, defina la dirección de un cliente solamente en una tabla). Cuando seleccione las tablas que incluirá en la base de datos, recuerde lo siguiente: 1) elimine las posibles entradas duplicadas, 2) no modifique la misma información varias veces en distintas tablas y 3) tenga en cuenta que deberá poder eliminar un registro de una tabla (por ejemplo, el pedido de un cliente) y conservar la información en otra tabla (por ejemplo, dirección y número telefónico del cliente).
La base de datos Contact Management utilizada en el curso Access 2002 (XP) estudia tres tablas principales: Contacts, Contact Types y Calls.
• La tabla Contacts tiene toda la información sobre cada entrada de la libreta de direcciones.
• La tabla Contact Types tiene las definiciones de categorías (por ejemplo, familia, amigos, etc.) que se le pueden asignar a una entrada.
• La tabla Calls tiene información sobre llamadas telefónicas específicas.
En este diseño de base de datos, la fecha, hora y notas de una cierta llamada telefónica quedan registradas en la tabla Calls. Ninguno de estos campos tiene una incidencia directa en la dirección o número telefónico en la tabla Contacts. Ambas tablas tienen información sobre dos funciones bien diferenciadas.
3. ¿Que campos necesita?
Cada tabla de la base de datos tiene información sobre un tema específico. Los campos en la tabla solamente tienen cierta información o hechos sobre el tema de esa tabla. Nunca debería haber campos duplicados en una tabla.
La base de datos Contact Management tiene varios campos en cada una de las tres tablas principales, entre ellos:
• La tabla Contacts tiene información sobre el contacto, por ejemplo los campos: name, address, city, state, zip code y phone number.
• La tabla Contact Types tiene un campo que define la relación entre usted y el contacto.
• La tabla Calls tiene varios campos que definen la fecha, hora, tema y notas que corresponden a una llamada